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Quanto conservare i documenti di casa: tempi e come archiviarli

Per quanto tempo tenere bollette, condominio, dichiarazioni, garanzie, APE, libretto impianto e contratti, quando una copia digitale vale e come ordinare le cartelle.

Categoria Per quanto tempo Perché (il termine da cui discende) Fonte
Bollette luce, gas e acqua Almeno fino al 10-03-2028 per bolletta con scadenza 10-03-2026 — 2 anni oltre la data in cui il pagamento era dovuto Prescrizione breve del corrispettivo. L. 205/2017 art.1 comma 4 «il diritto al corrispettivo si prescrive in due anni» per luce e gas; comma 5 estende al servizio idrico. Normattiva — L. 205/2017 art.1
Spese e rate condominiali Fino a tutto il 2031 per rata del 2026 — 5 anni dalla scadenza del versamento Art. 2948 n.4 c.c.: «gli interessi e, in generale, tutto ciò che deve pagarsi periodicamente ad anno o in termini più brevi» si prescrive in 5 anni. La norma non nomina i contributi condominiali: vi rientrano per interpretazione giurisprudenziale come prestazioni periodiche. Normattiva troncata prima del Libro VI — verbatim su laleggepertutti.it — art.2948 n.4
Dichiarazioni dei redditi Fino al 31-12-2032 se la dichiarazione sui redditi 2025 è presentata nel 2026; fino al 31-12-2034 se omessa o nulla. I documenti di lavori detratti in più rate non seguono questo termine — vedi nota sotto la tabella. DPR 600/1973 art.43: avviso di accertamento «a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo» alla presentazione (settimo anno se omessa/nulla). Normattiva — DPR 600/1973 art.43 !vig=2023-01-01
Garanzie e prove d’acquisto Difetto da far valere entro il 10-03-2028 per bene consegnato il 10-03-2026; azione entro il 10-05-2028 (26 mesi). Usato: patto non inferiore a 1 anno. D.Lgs. 206/2005 art.133: il venditore risponde per difetti «che si manifesta entro due anni» dalla consegna; l’azione «si prescrive nel termine di ventisei mesi dalla consegna». Normattiva — D.Lgs. 206/2005 art.133
APE Valido fino al 10-03-2036 se rilasciato il 10-03-2026 — poi non è più utilizzabile per una nuova compravendita o locazione, ma quello scaduto va tenuto perché documenta la transazione passata. Va aggiornato prima se un intervento cambia la classe, e decade il 31-12 dell’anno successivo se non rispetti i controlli. D.Lgs. 192/2005 art.6 comma 5: «ha una validità temporale massima di dieci anni», aggiornamento a ogni ristrutturazione che modifica la classe, decadenza al 31-12 dell’anno successivo se violati i controlli DPR 74/75. Normattiva — D.Lgs. 192/2005 art.6
Libretto d’impianto e rapporti di controllo Per tutta la vita dell’impianto. Esempio: caldaia del 2026 → libretto con te finché resta nell’immobile, poi consegnato all’avente causa aggiornato con allegati. DPR 74/2013 art.7 comma 5: impianti «devono essere muniti di un “Libretto di impianto per la climatizzazione”» e «In caso di trasferimento a qualsiasi titolo … i libretti … devono essere consegnati all’avente causa, debitamente aggiornati, con gli eventuali allegati». Normattiva — DPR 74/2013 art.7
Contratti di locazione Canone di gennaio 2026 → fino a gennaio 2031 (5 anni dalla scadenza del singolo canone). Il contratto tienilo per tutta la durata + 5 anni dall’ultimo effetto. Art. 2948 n.3 c.c.: «le pigioni delle case, i fitti dei beni rustici e ogni altro corrispettivo di locazioni» si prescrivono in 5 anni. laleggepertutti.it — art.2948 n.3
Rogito e atti di provenienza Per sempre. Finché l’immobile è tuo e per chi verrà dopo. Non è prescrizione: sono le prove della catena di proprietà che servono per vendere, ereditare o chiarire una contestazione. Nessuna norma fissa un termine — si tengono. Ragionamento, non citazione normativa
Ricevute di pagamento / quietanze Quanto il debito che provano. Esempio: quietanza bolletta 2026 → 2 anni come la bolletta; canone/condominio 2026 → 5 anni come il canone; F24 di imposta 2026 → fino a decadenza dell’accertamento (31-12-2032/2034, v. riga dichiarazioni). La quietanza non ha termine proprio: vale la prescrizione del rapporto sottostante. Rinvio alle tre fonti già in tabella

Avvertenza bollette: la prescrizione biennale si interrompe se il fornitore ti invia una richiesta formale di pagamento (raccomandata, messa in mora): da quel momento il termine ricomincia da zero, anche su consumi vecchi — è così che arrivano i maxi-conguagli.

Cosa non trovi ancora in questa tabella

Due voci non ci sono perché non le abbiamo verificate su una fonte ufficiale:

  • F24 e tributi locali (IMU, TARI): i termini di accertamento e riscossione cambiano spesso e la banca dati ufficiale non era consultabile in modo stabile quando abbiamo scritto. Preferiamo non pubblicare un numero non verificato.
  • Documentazione dei lavori detratti in più rate (fattura, bonifico parlante, abilitazioni, comunicazione ENEA): non segue il termine delle dichiarazioni qui sopra. Va tenuta finché è ancora accertabile l’ultimo anno in cui hai usato una rata — per un intervento del 2026 in dieci rate, l’ultima rata è nel 2035 e l’accertamento arriva fino al 31-12-2040. Stiamo verificando la norma che fissa la ripartizione in dieci quote prima di pubblicare il calcolo.

Le aggiungeremo quando avremo la fonte primaria verificata. Una tabella più corta ma controllata è più utile di una lunga incerta.

Cosa cambia se il documento è digitale invece che cartaceo

Nulla, se la copia è fatta bene. La legge non chiede l’originale di carta: chiede che tu possa esibire un documento fedele all’originale e leggibile quando serve.

Il Codice dell’amministrazione digitale dice che «gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida» — D.Lgs. 82/2005 art.43. Se un’amministrazione conserva già l’originale informatico, cessa l’obbligo di conservazione a tuo carico e puoi sempre chiederne l’accesso.

In pratica, perché una scansione o una foto valga:

  • deve corrispondere all’originale, senza tagli o parti illeggibili;
  • deve restare leggibile nel tempo — PDF non scurito, foto a fuoco, non solo anteprima;
  • devi poterla ritrovare: nome file chiaro, data nel nome, cartella giusta.

Se rispetti questi tre punti, la copia digitale vale quanto la carta — e la carta, se ce l’hai, la tieni solo come ulteriore sicurezza, non perché la legge la pretenda.

Come organizzarli: una struttura di cartelle che puoi copiare

Funziona su Google Drive, iCloud, Dropbox o in locale. Un immobile = una cartella madre. Dentro, le stesse sottocartelle per tutti.

/Casa — Via Roma 12, Milano/
  00_Anagrafica/
    visura catastale.pdf
    planimetria.pdf
    rogito e atti di provenienza/
  01_Bollette/
    Luce/
      2026/
        2026-03-10_bolletta-luce.pdf
        2026-03-10_ricevuta-pagamento.pdf
    Gas/
    Acqua/
  02_Condominio/
    2026/
      2026-02-15_richiesta-rate.pdf
      2026-04-20_quietanza-rata-1.pdf
    verbali/
  03_Contratti/
    locazione Via Roma/
      contratto 2024-2028.pdf
      registrazione Agenzia Entrate.pdf
      canoni/
  04_Impianti/
    Caldaia — matricola 12345/
      libretto impianto.pdf
      2026-04-10_rapporto-controllo.pdf
      2027-04-10_rapporto-controllo.pdf
  05_Garanzie e acquisti/
    2026-03-15_frigorifero_fattura.pdf
    2026-03-15_frigorifero_bolla-consegna.pdf
  06_APE/
    2026-03-01_APE_ViaRoma12.pdf
  07_Dichiarazioni e imposte/
    2025_redditi_2026/
      dichiarazione.pdf
      CU, spese detraibili/
    F24/
  08_Lavori detraibili/
    2026_rifacimento bagno/
      fatture/
      bonifici parlanti/
      abilitazioni/
      comunicazione ENEA/
      foto cantiere/

/Casa — Mare, Viareggio/  (stessa struttura, solo ciò che esiste)

Regole per i nomi file: AAAA-MM-GG_descrizione.pdf — la data all’inizio ordina da sola. Metti sempre ricevuta accanto al documento che prova (bolletta + pagamento nella stessa cartella-annata). I lavori detraibili stanno in 08_Lavori detraibili/ finché non avremo verificato il termine esatto: per ora non buttare nulla di quel blocco.

Cosa fa Abitally

Abitally oggi tiene in ordine quello che vedi sopra senza duplicare cartelle sparse.

Disponibile ora: anagrafica di ogni immobile (indirizzo, dati catastali, millesimi), archivio documenti dove carichi PDF o foto dal telefono collegati all’immobile e al contratto giusto (i duplicati vengono riconosciuti), scadenziario unico che raccoglie disdette, manutenzioni e adempimenti con Oggi → fatta / ignora / rinvia, contratti luce e gas con POD/PDR, prezzi e scadenze, estrazione automatica dei dati dal PDF con confidenza e punto esatto nel documento — sempre modificabile a mano.

Non promette ciò che non è ancora spedito: registro impianti, manutenzioni ricorrenti con ricalcolo, lettura dei rapporti di intervento, calcoli IMU/TARI, mutuo e simulazioni, dossier immobile ed export completo sono in arrivo — arriveranno dentro le stesse cartelle logiche descritte qui, senza chiederti di riorganizzare.

Le informazioni di questa pagina sono state verificate il 2026-08-22 sulle fonti ufficiali linkate nel testo. Abitally non è un consulente immobiliare, fiscale o legale: per il tuo caso specifico rivolgiti a un professionista.